Toimistossamme on remontti. Itkeäkö vai nauraa? En ole vielä päättänyt, mutta surkuhupaisia piirteitä hankkeessa kyllä on. Remontista alkoi kantautua epämääräisiä huhuja vuosi takaperin. Päätös oli kuulemma jo vuosi sitten, mutta mitään infoa siitä, mitä tuleman pitää, ei kuulunut. Lopulta turvauduimme oma-aloitteisuuteen ja kyselimme niin isännöitsijältä ja omistajalta, mistä on kyse. Vältteleviä vastauksia. Yritin onkia tietooni, miten mittava remppa oli tulossa: eli puhutaanko kahden viikon, kuukauden vai vuoden pituisesta työmaasta. Olin nimittäin puskaradion kautta kuullut huhuja, että evakko olisi edessä.
Koetin ottaa selvää urakoitsijasta ja pyysin yhteystietoja. Kyse oli kuitenkin ilmeisesti suuren luokan valtionsalaisuudesta; puhelinnumeroa ei herunut. Sain ohjeet kirjoittaa kirje – ohjeena isännöitsijältä, mieluiten raivostuneessa sävyssä, jotta asioihin tulisi vähän vauhtia. Minusta se oli kummallista. Miksei isännöitsijä itse pistä asioihin vauhtia, vaan valjastaa satunnaisen vuokralaisen tiedustelutehtäviin? Laitoin viestin menemään useaa eri reittiä tekijälle toivoen jonkun viesteistäni tavoittavan kohderyhmän.
Eräänä kauniina päivänä tulimme pitämään kymmenen hengen palaveria toimistolle, jossa hämmästyksemme iso porukka työmiehiä hyöri toimistossa kuin kotonaan. Ihmettelin tilanteen kaoottisuutta, jolloin selvästi päällikön oloinen kaveri tuli ystävällisesti puheille. Hän sanoi tienneensä, että olin kaivannut etukäteen tietoa remontista, mutta ongelma oli ollut se, ettei kaveri tiennyt, miten saisi minut kiinni. Pöllämystyneenä kerroin jättäneeni yhteystiedot sekä isännöitsijälle että omistajalle. Kaveri muistikin saaneensa myös sähköpostejani, muttei silti osannut sanoa, miksei löytänyt niistä yhteystietojani, jotka on lueteltu osoitetta puhelinnumeroa ja sähköpostiosoitetta myöten nimeni alla.
Keskustelun edetessä selvisi, että ei olisi kyse kuukausia kestävästä hommasta. Kovistelin tarkkoja tietoja, jotta voisin ilmoittaa työntekijöilleni, milloin he voisivat taas tulla töihin. Luvattiin lähettää tarkat päivämäärät. Mitään ei kuulunut. Kyselin perään, ja sain selville omituisia tiedonrippeitä, joista sain itse kerätä palapeliä remontin mahdollisesta aikataulusta. Esimerkiksi sellaisen tiedon, että työmiehet eivät tule töihin perjantaisin, siitä huolimatta, että remontin aikataulu on jäljessä. Lyhyeksi luvattu remontti kestää ja kestää eikä osoita loppumisen merkkejä. Hermot alkavat kiristyä, eikä vieläkään ole tarjolla mitään tietoa. Urakoitsijasta ei kuulu halaistua sanaa, ja isännöitsijä jatkaa jo totuttuun tapaan.
Varmistetaan me LVI alalla että viestintä pelittää: tässä muutama ohjenuora.
Viesti etukäteen.
Viesti hankkeen aikana.
Viesti jälkikäteen.
Viesti, jos tulee viivästyksiä.
Viesti ennen kun on valmista.
Viesti, kun on valmista.
Yhteystiedot selkeästi.
Kirjoittaja Maarika Maury on LVI naisten hallituksen varapuheenjohtaja sekä Kissconsultingin toimitusjohtaja ja uskoo yhä lujemmin viestinnän voimaan.
LVI-Naiset Ry 